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海外基础建设项目的物资供应管理

日期:2012-5-29 16:06:38 加入收藏

      文章摘自《国际工程与劳务》 文/陈小杰

      目前,我国企业的海外基础设施建设市场大部分集中在经济基础和首席研究员温彬力量相对薄弱的亚非国家和地区的物资、设备比较贵乏,因此建设施工中的物资供应工作成为保证项目顺利完成的重要环节之一。笔者结合自身的工作体会,对海外工程项目的物资供应管理进行总结,希望能起抛砖引玉之用。

         提高物资供应管理能力的意义

      物资供应包括采购。运输等过程,物资供应管理水平的提高对于企业核心竞争的提升具有十分重要的意义。

      同时物资供应对整个项目最终的利润将起至关重要的作用。在海外的基建项目中,设备.材料的采购金额在合同价款中所占比重约为70%,不影响工程的质量.进度和成本,甚至会影响项目的经济效益。因此提高物资供应管理能力是企业的重要课题,尤其是海外工程项目顺利完成.提高经济效益的重要因素。

        海外工程项目物资供应管理的重点

     由于我国海外基建项目基本都集中在欠发达国家和地区,设备.材料等的采购成本占工程总成本的比例较高,采购成本直接影响工程的造价。这就要求采购部门在进行商务谈判时掌握技巧,综合考虑质量、价格和进度,从而降低采购成。同时,工程类公司担任物资供应工作的人员大部分是工程出身,外贸知识相对较为薄弱,对于出口运输环节的程序也不甚熟悉。因此,物资供应管理过程中,需要抓住其中的关键环节。

       一、组织结构

      科学有效的组织结构式物资采购管理体制得以高效运营的核心保障机制,应建立统一管理.统一采购及统一结算的组织机构体系。

     总体架构设计:1由公司总部管理层面整合各海外工程项目采购主体资源,构建一个管理中心,统一管理.集中决策.实施战略采购,负责在国内出口.转口物资和大宗材料、机制设备、配件、低值易耗品的组货、供应;2.由地区驻外机构层面整合区域资源,组织在所在国当地市场上大宗材料、监理公司用品、建点物资、机械配件、低值易耗品的组货、供应工作;3.由项目经理部层面构建现场需要.增强现场服务能力,负责采购当地零星物资为主,负责项目急需物资及补充计划物资的采购。

      二.、物资供应流程管理

     一般项目正式开工后,主要的物资供应工作流程如下:

    1.需求汇总:依据项目部提交的设备、材料的需求表(需项目监理认可),审核后,拟订招标或非招标采购的物资类别。

    2.编制采购计划:根据项目总体要求编制物资采购实施计划,主要包括:采购原则(招标、比价采购或定向采购)、采购费用与进度控制目标和要求.采购进度计划(应满足项目总体进度计划要求)、.采购特殊问题说明.采购组织其它说明等等。

    3.物资采购:对于招标物资(总额200万元以上)组织专门力量组织招标采购;对于一般物资向合格供应商发询价(3家左右)进行比价后谈判,签约采购。

    4.出口运输:采购人员根据施工进度需要和运输条件,做完采购物资的外贸单据后(箱单.发票等)转交物资人员,根据货品的性质,选择运输方式,选择货代及船运公司等。在条件允许的情况下,达到运距最短.时间最省.运费最低的效果。待货物出口后,办理出口产品的退税事宜。

   海外项目设备的运输目的地遥远,一般要经过多个国家和地区,有些设备经过海运后还要陆路转运很长的距离,因此组织好设备运输工作显得尤为重要。整个海外项目的设备.材料运输工作时一个比较繁琐、涉及范围比较大的工作,特别注意一下几个方面:

    (1)设备.材料采购时,就应该开始了解船运公司的情况,选择业务能力强的船运代理(供应商库范围内),他们在报关能力、货物集港场地、船运费用方面上有一定优势。

    (2)在作海运计划时,就预估拟发货物的体积及体重量,提供准确的货物量,以确定货位及大小合适的集装箱,以免货位不足或造成浪费。

    (3)选择船运公司后,应按照船运公司要求的集港时间完成货物集港,同时完成货物的清点验交。一般集装箱货物必须在发船的前一两天进港,并且在集装箱进港前必须将货物全部装箱完毕。原则上使用集装箱船运,不使用散装船运。货船进港前要做好货物的装箱单(体积.总量.数量)及货品防腐处理等工作。

    (4)在发运港口海关报关时,货物品名一定要与国外项目进行沟通,看进口国有无特殊规定,以免清关时遇到麻烦。在所有货物装船结束时,应抓紧联系船代及国外海关人员,并对报关的物品名.数量.单价等资料整理,做好后续的清关.到场接受准备。

    (5)设备到达目的地前进行陆运组织时,要事先了解陆运通道,咨询当地的交警部门是否有特殊规定,如有必要可以承包给当地的运输公司负责运输。

    (6)驻外机构应派专人完成货物到达时的清关工作,如有必要可委托当地清关公司完成运输过程中的清关工作,但任然需要有专人全程参与。

    5.现场验收与管理:物资到达现场后,需进行外观、数量方面的验收。出具验收报告,进入仓库进行保管,根据现场需求情况进行出口库调拨。

    6.订单付款结算:根据订单要求,现场验收报告等各类结算单,与供货商办理叮单付款及结算工作。

       三、其它应注意的问题

    1.供应商管理。在公司内部建立供应商管理库,包括设备、材料、船代、理货等供应链上各个环节的供应商。库内成员应是应是在行业内规模大、资信好、质量优、产品有竞争力、首席研究员温彬先进、持续发展能力强。库内的供应商需定期评价,从成本效益、服务水平和生产效率等方面进行评估,对供应商进行动态管理,淘汰不合格供应商,引进新的合格供应商。

    2.所有运输物资必须做运输保险,考虑到欠发达国家和地区的政局等原因,投保险别应包括一切和战争险,同时根据运输环节容易出现的问题可增加附加险。物资运抵收货地点后,如发现整件短缺或包装严重破损,应按保单规定及时找有关机构进行检验,出具检验证明文件后再办理提货。同时向保险公司申报索赔,检验费用应纳入索赔金额中。

         加强物资供应管理的建议

      海外基础建设项目的物资供应管理,整体来说涉及范围比较广,为保证海外项目顺利进行,并取得良好的经济效益,我国企业在海外物资供应还有很长的路要走,还有很大的潜力可挖。笔者根据自己的工作经验,建议如下:

       一、人才培养

      目前建筑施工企业内,工程类人员居多,外贸方面的人员较为缺乏,海外物资供应对于施工企业来讲是一个新的业务领域,人员配备不齐是普遍现象。解决方案一是引进相关外贸人才,配合海外出口业务;二是培训相关采购人员,使之熟悉出口运输等业务。

二、建立信息管理系统

      建立完善的信息管理系统,实现物资供应的统一规划。管理流程化、网咯化,通过工作流程,以及资金流、信息流、物资及运输管理、供应商管理等,完善物资供应链管理,提高工作效率和经济效益。 

(作者工作单位:中国路桥工程有限责任公司)


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